疫情中,远程办公效率要高?OKR工作法如何激发工作内驱力?

由于武汉疫情,越来越多的职场人在自己的家里面度过了史上最漫长,也是最宅的一个春节假期。有的企业在发布了许多员工返岗复工的通知之后,由于疫情的继续蔓延,不得不让公司里面的员工转为线上办公。

现在假期虽然已经结束,但是,隔离仍然继续进行,许多职场人面临一个直击灵魂的挑战:面对种种诱惑,宅在家里面如何高效的工作?

疫情中,远程办公效率要高?OKR工作法如何激发工作内驱力?

以前作为职场一族,我相信大家都是非常羡慕自由工作者,觉得他们无时间的约束、无纪律的约束、无公司的约束,觉得自己有一天也想过这样的职场生活,但是,当自己突然进入这种工作状态,就一下子感觉无所适从了。

对于许多职场人来说:在家的感觉就是穿着舒适的睡衣,窝在沙发上,刷刷手机、追剧似乎跟工作的气氛格格不入。

疫情中,远程办公效率要高?OKR工作法如何激发工作内驱力?

最近我也有很多的朋友在微信上私信我说:虽然公司要求自己线上办公,但是专注力总是不够,工作一会儿就忍不住干点别的,等醒悟过来,发现时间流逝,自己就会产生如下的灵魂拷问:我是谁?我在哪?我在干什么?

还有许多人的工作需要团队协作,宅在家里面更是难以进入工作状态,在办公室里,随时可以相互交流,可以去会议室当面讨论。但是,远程状态下,不知道其他人在干什么,想找谁交流也不是很方便,特别是对于管理者而言,更是看不到下属的工作状态和进度,而感到焦虑和茫然。

因此,疫情之下,如何在家高效的工作,成为迫切需要解决的问题?毕竟,能够正常工作让公司继续运转,也是为国家做出了应有的贡献。

疫情中,远程办公效率要高?OKR工作法如何激发工作内驱力?

我个人觉得在当前的疫情下,虽说许多公司都选择了远程办公的模式,但这种办公模式会降低工作效率吗?如何保证信息在远程工作中正确和顺畅的流通?远程办公会成为一种主流的工作模式吗?这些问题都是每一位职场人或是每一位管理者应该思考的问题,那么,我们在面对这样的困惑时,应该怎么样解决这个问题呢?

远程办公,需要明确自己处在公司系统中的哪一环?

马克思曾说:事物的现象是外在的表现形式,可能是正确的,也可能是歪曲的。

在一家公司里面,有的员工看似职业素养很高、很勤奋、很认真,但是,工作效率很低,那么,我们所认为他的工作能力是否就优秀或者说较差呢?

而在当下的疫情中,很多员工看似在家里面线上办公,但是,心不在焉的工作状态和专注力不够的工作意识,能让远程办公提高效率吗?

在我看来,根本不能。

那么,要解决这种问题,我们就应该从个人的角度如何考虑自己在公司中的角色并且如何扮演好这种角色在工作中,高效率的完成任务呢?

首先,我们要明确问题的本质是什么?

组织,就是一群人基于同一个目标,建立一套机制相互协作,达成具体的结果,从而完成该目标。公司也是组织的一种,因此它也包含如下四个要素:

目标、人员、机制(流程)和结果。

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远程办公,就是在新的边界条件约束之下,去求解组织的问题。

而许多职场人之所以工作效率低下和团队意识淡漠的根本原因就是在于:解决团结协作的能力不足或是有所缺陷。

如:在疫情当下,远程工作,我们一个团队协同完成同样一份工作任务,每个人都有不同的分工。

假如任何一个环节出问题,那么这项工作任务就完成不了,而且我发现很可悲的是:许多团队任务之所以完成不了的根本原因,就在于每一个人在工作团队合作中找不到自己的立场和职责所在。

正所谓:失去了自己团队合力完成一项任务的自己所扮演角色的职责所在。

那么,根据大量的团队合作失败的案例,我个人在根据相关的企业调查得出了一下结果:

无论是线下办公还是远程办公,团队完成工作效率低的根本原因在于:合作机制(流程)上出了故障。

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例如:我们去办公室上班,目的是将工作与其他事情在时间和空间上相互隔离,而将工作相关的要素聚集在同一时空下,从而排除无关的噪声信息,实现工作相关信息高效交互,从而实现信息的高效处理。

因此,问题的本质上是一个在新的时空边界条件下的信息交互的问题,而且是由于时空条件的重组,导致我们不适应目前这种时空关系的信息交互,而产生了一种错乱。

具体来说,包括如下两大问题:

叠加态的相互干扰问题。

一是工作状态与非工作状态的叠加,二是角色叠加。

在公司我们的身份是员工、经理,但是在家我们又具有家庭身份。

很多人之所以看似在办公室里面认真的工作效率很高,其实大脑里面却想着自己的孩子今天在学校的表现?如何自己家中的父母,今天早上是否完整地吃完了一顿饭等等。

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线上交互效率低下的问题。

在办公室大家都在工作,而且相互之间都能看见,交互起来十分方便。但是,在家协作,不能确定其他人是否在工作,不知道工作进度是否能有效对齐,呼叫不能有效应答,如果反复确认,又会导致工作效率低下。

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明确了问题所在,解决方案也就呼之欲出。

虽然问题主要出在机制(流程)上,但是,我们还是要把组织当做一个系统,从整体上考虑问题的解决方案,避免“头痛医头,脚痛医脚”。

远程办公中,传递有效工作信号才最重要?

阿莱克斯·彭特兰在其《诚实的信号》中说:在职场中,为什么我们很多理性的决策都不理性?

在他看来,这一切都与我们无法捕捉的“诚实的信号”有关!因为我们的语言常常带有欺骗性,而“诚实的信号”这源于生物学领域的概念,将颠覆性地告诉你:对方说了什么不重要,传递出的信号才重要。

什么是“诚实的信号?”

彭特兰团队通过命名为“社会化测量仪”的随身携带的传感器(可以是安装了专门软件的手机),记录人们在社会活动中的面部表情、手势姿态、声音韵律、交流对象等信息。

通过数据分析,彭特兰团队将把人们自然流露甚至无意识流露出来出的信息称作“诚实的信号”。

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有人可能会说:彭特兰的“诚实的信号”能够提高我们职场工作效率的进程吗?

其实,我个人觉得:在“诚实的信号”中,彭特兰通过丰富的实践和科学数据揭示出:职场达人的成功法则、天才团队网络智能的运营之道、高效能组织决策中最关键的元素、生活中大大小小的决策方案……从而,帮我们全面重塑个体、群体、组织、社会的决策模式,打造出超强的决策机器,全面优化我们的工作和生活。

比如:在当下远程办公的情况下,团队如何做到最高效?

首先,了解你在群体中扮演的角色。

大型现代社会越来越复杂,也越来越脆弱,超大规模和高流通性以及高关联性,让危机可以瞬间以几何级数地扩散,从而让人们在应对危机时显得越来越被动,这似乎已经成为定论。

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如:在疫情当下,远程办公的条件中,团队要想合作完成某项任务,那么,每一位员工必须面对公司布置的这一项新的工作任务,以过往的知识和应对经验很难应付,从而会导致建立在这些知识基础上的体制机制和应对系统本身已不足以应付当下的工作,致使许多远程办公下的团队合作话工作完成得都很差劲。

其次,彭特兰团队把工作中的角色分为四大群体角色与四大任务角色。

他们研究表明,通常情况下,社会学家会根据参与者的任务角色,比如(攻击者、主角、支持者、中立者)和群体角色,如(引导者、付出者、搜寻者、追随者)来分析团队中的成员。

在远程办公下,团对化合作中,每一位员工扮演的角色都是支持者的角色,其主要的工作任务就是展示理解、关注和接受,以及乐于提供技术和人际支持的合作态度。

而团队中的领导扮演的任务角色是搜寻者,其主要的工作任务是寻求建议、信息以及说明情况,以促进有效的群体决策。

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在彭特兰团队看来,角色互换和任务角色,被认为是群体行为的两个不同但互补的维度。

这种传统的角色分类方法确实能预测群体决策的结果。

他们还发现两个角色中,某些不正常模式与不正当的群体决策密切相关,其中就包括群体思维和极化现象等我们所熟知的问题。

如:一个团队化的合作过程中,有一两个或者更多的员工扮演“攻击者”的角色,往往就会产生更加极端和极化计划的决定。而如果在群体中只有一个主角,其他人都是支持者。

那么,这就是典型的群体思维,即:成员只是跟随领导者,而不去考虑其他的可能性。

我个人认为:很多团队化合作的办公条件下,之所以在工作效率较低、合作效率较低的根本原因就在于:很多员工都没有形成群体思维,大家总是各抒己见,没有统一的思想,那么这项工作能够完成,才怪呢?

远程办公,团队化运营目标要合理

在这种疫情蔓延的非常时期,可以说:每一位员工都很焦虑,每一位企业的管理者也很焦虑。

所以,根据我的社会经验和职业经验要想:在当下,凝聚人心。那么,公司就要制定切实可行的运行方案:

对内:降低固定成本、缩减开支,首先保证活下来;对外,员工在家办公,如何行之有效管理?如何给员工制定合理运营目标,稳定大局,凝聚人心的工作方案?

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那么,作为员工,我们宅自己在家里面,即使线上在工作为何工作效率不高,面对这种情况怎么办?作为企业的管理者对员工在家是否能够做到专心致志地线上办公,我们无法考量,怎么办?

根据我多年的职业经验,总结出来了以下激励员工的方案:

在目标管理中,要运用激励理论解决好目标激励问题,需要做好下列三个方面的工作。

(1)提高目标效价和期望概率

目标的激励力可用下面的等式表示:

目标激励力:目标效价×期望概率

目标效价就是目标的价值和意义,期望概率即目标实现的可能性大小。

上面的那个公式表明,一个员工只有提高目标效价并提高期望概率,才能提高目标的激励效率,而提高目标效价,首先要使目标具有挑战性,对员工有吸引力,能够催动员工向上的动力,其次,要提高员工对目标的理解力。

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因为同一个目标,不同的人由于需要不同,或认识问题的方法、能力不同,对绩效价会有不同的认识与理解。

因此,在疫情期间,企业管理者更要通过网上不定期教育和宣传解释,提高员工对目标效价的理解能力。

提高目标的期望概率,主要是使目标具有可行性。

例如:让员工每一天完成的工作量分时间段来进行。

(在这里,我也推荐企业管理者向本公司的员工推荐使用“番茄工作法”——每隔一段时间,我们对工作任务进行分解或是解剖,然后一一击破,这样才能够达到各个环节员工配合好工作、效率高。

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(2)努力使目标成为员工的自觉要求

需要是产生动机的内在条件,需要又是每个员工都有的。

在管理活动中,要使目标同员工的物质和精神的需要相联系,使其成为员工的自觉要求,把实现目标同满足需要一致起来,从而强化员工实现目标的动机,增强目标的激励作用。

例如:在团队化合作的工作进程中,我们要善于听取每一位员工的个人意见和工作建议。

当然,作为企业的管理者,我们也应该有自己行之有效的一套管理体系和工作考核的方法以及对员工工作效率的引导,只有大家在线上办公中都参与进来,都各抒己见,那么,这样的团队化工作效率,我感觉到无疑是较为成功的,也是较有效率性的。

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(3)将目标按时序展开,提高激励频率

目标激励频率,即实现目标过程中的激励次数。对于期限较长的目标,为了不使员工在工作一段后减弱实现目标的信心,可采取“大目标、小步走”的方法,将目标按时序展开,分成几段,逐段实施,逐段考评与总结。

如:在疫情期间,很多员工宅在家里面,工作效率就非常的低下?

作为企业的领导者,我们如何引导员工高效率的工作呢?

我个人觉得:我们要把工作任务片段化,片段化之后,我们在规定的时间内,要求每一位员工保质保量、至善至美的完成,完成之后,对相应工作任务完成比较好的员工进行奖励,可以是口头的奖励,也可以是实物的奖励。

那么,这样通过一套行之有效的激励方法,员工的工作激情和工作热情才会提高,工作效率才会大大的提升。

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以上三点,就是我个人对于疫情当中,员工远程办公的工作效率的考核以及目标考核的三种衡量办法。

我个人觉得充分运用这些管理激励机制,我们才能够在员工身上收获信任,凝聚人心。

员工和管理者要学会共同进化,转变管理方式

在工业时代牛动机械论世界观的管理下,很多人的工作方式都是习惯了“被组织”的工作方式。正如,我们现在在疫情期间,许多职场人在家的工作状态是无所适从。

一家企业在这种管理思想下,组织被看成一个经历的机器,每个人都是机器上的一个零件,每个人都是被外界的环境指令所限制完成各自的工作。

在这种管理思想下,我们现在专门的工作场所,依赖一系列显性的管理动作,依赖监控员工工作状态,以及对工作流程的把控。

对于普通员工而言,也就是被管理者,其心理上也就产生了相应的依赖性。

具体表现在:如果没有这些约束条件,就无法有效地管理自我,只是按照上级指令完成相应任务,这也是我个人认为许多人在职场上碌碌无为、平淡一生的根本原因所在。

疫情中,远程办公效率要高?OKR工作法如何激发工作内驱力?

有人可能会说:有什么好的办法,能够让员工在疫情期间,自我组织起来,有效地完成企业分配的每一项工作任务呢?

其实,我个人觉得:这种内在驱动力式的工作自我组织理论在许多年前就已经发展成熟,而且我们大家也知道:自组织更能激发组织活力和创造力。

但是,为什么很多职场人都不习惯于让自己在工作的驱动力下高效率工作呢?

其实,我的感觉告诉我,原因只有一点,那就是每个人都有惰性以及职场中不良的工作习惯,致使许多人越来越懒、越来越平庸。

在武汉疫情造成每一位职场人只能在家里面办公,那么,这是一个默契的机会。

原先对组织的管理方式遇到了巨大的障碍,我们不得不依靠自组织的管理方式,从而意外的达到了不破而立的效果。

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(在这里,我们再讲一下:未来工作发展的趋势。

未来是信息智能时代,人们将获得更大程度的自由,越来越多的人工作方式,不再是与具体岗位和时间绑定,而是变成更加细颗粒度的任务,自组织将是大势所趋。

在此疫情机会中,我们如何管理革命,更能拥抱未来,把握主动,激发自组织呢?

①良好的自我管理,是必备的职业素养。

在疫情期间,我们达到随心所欲切换工作状态之前,还是需要给自己营造一个工作范围。

如:单独的房间、工作书桌,穿上工作的衣服,营造仪式感。安排好工作时间表,设置番茄时钟管理注意力,都是很好的自我管理技巧。

②建立使命驱动的意识,从心底里拥抱工作。

疫情中,远程办公效率要高?OKR工作法如何激发工作内驱力?

我们在当学生的过程中,学习任务似乎是被动的,我们只有被接受,对它没有太多的自我内驱力,而当我们工作之后,纷繁复杂的工作任务,尤其是在像遇到今年武汉疫情期间,线下不能办公,而线上远程办公的过程中,我们很多人在工作的过程中,像与自己读书时候的精神状态一样,没有内驱力,只是机械式地完成工作任务。

根据我个人的社会经验和职业经验,我觉得之所以很多人产生机械式地完成工作任务,并且对纷繁复杂的工作任务并没有发自内心的要完成好的根本目的在于:没有认识到工作给自己生活带来的改变性在哪里?

对于个人来说,工作到底是挣钱谋生的手段,还是提升自我实现自我的阶梯,不同的认知驱动力差别巨大。

对于企业来说,则是建立激动人心的使命,用伟大的事业召唤大家的工作热情。

比如:美团公司的使命“让人们吃得更好,生活更好”几乎就是我党使命的通俗版;阿里华为也是善于用使命愿景激励员工的公司。

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③建立与自组织相适应的管理机制,形成行之有效的管理体系。

一个企业里面,要想把员工与企业的管理层培养成像军队是那样有层次感的团队,我个人觉得有两个方面需要企业的管理层来完善:

其一,从计划性领导变成赋能型领导。

公司应当转变为赋能平台,管理者应当变成赋能者,为员工的工作提供便利工具,简化流程,减少重复劳动,把员工从事务性劳动中尽量解放出来,让其发挥创意和创造,迎接挑战性工作,才有助于发挥人的工作激情。

其二,从注重KPI的过程性管理变成以OKR为标志的目标型管理。

在家办公,很多人对工作带有极大的情绪化和工作焦虑感,而这些因素在很大程度上都是因为我们习惯于基于过程的管理,注重员工出勤率、工作时长、工作量,并制定相应的KPI来衡量这一切。这实质上都是基于牛顿机械论产生的管理动作。

自组织管理,要从关注过程,变成关注目标和关键结果,只要大家目标对齐,对关键结果进行检核即可。

疫情中,远程办公效率要高?OKR工作法如何激发工作内驱力?

用OKR工作法激励自我工作目标

OKR工作法是是一种基于目标的管理方法,简单点说就是如何把精力、时间聚焦在最重要的事情上并实现可能完成的最大目标,通俗夸张点说就是达到“你最想做什么基本就能做成什么”的状态,当然要想摘天上星星还是很难的,毕竟实力与野心相差太远也不行。

疫情中,远程办公效率要高?OKR工作法如何激发工作内驱力?

OKR包括两部分,即O(objective)表示目标,KR(key results)表示关键结果,目标就是你想要做什么事。

那么,在疫情期间,加之大家工作的特殊化,企业应该如何自主组织起员工高效率的工作呢?

疫情中,远程办公效率要高?OKR工作法如何激发工作内驱力?

我个人觉得:

其一,公司首先应该建立高效透明的信息沟通平台;其次,CEO制定自己的OKR在平台上公布出来。这样与他相关的人就可以根据CEO的OKR制定自己的OKR。经过双向确认之后,就可以继续推进工作。其他人也是以此类推,每个部门和个人分别建立自己的OKR,并在关键事件节点检核复盘,然后推进下一轮工作。

作为企业的管理者应该如何给企业每一位在家办公的员工制定相应的OKR工作计划呢?

我个人觉得应该如下实施:

一要由专门的团队负责OKR。

没有单独、专门的团队负责跟踪落实,往往会使OKR束之高阁或半途而废。

如:企业给某一部门的员工布置了一项团队化的工作完成任务,那么,就必须有相应的监督人员对该团队的工作完成任务进行每天的检查、督促、以及提出相关的建议。

疫情中,远程办公效率要高?OKR工作法如何激发工作内驱力?
二要聚焦。

每周工作要明确优先级、要聚焦到关键结果上,关键结果要聚集到目标上,每阶段聚焦一个目标,把时间、精力、人员聚焦在最重要的事情上。

抓问题要抓住问题的本质所在核心所在工作任务也是一样的,我们只有研究透了某一项工作任务的核心所在,那么,我们才能够一一击破,提高工作效率,圆满完成工作任务。

三要开好周一的盘点会。

鉴于每一位员工都是在家办公,但是,在公司开会一样的制度不能变,那么,我个人觉得企业应该组织某一项负责该工作任务的团队每周一召开讨论会,用1/4的时间讲述进展,其余时间一起讨论下一步计划,建议开短会。

疫情中,远程办公效率要高?OKR工作法如何激发工作内驱力?

根据四个象限中的内容,主要讨论以下问题:

• 这个优先级列表能确保我们的OKR完成吗?

• 我们的能力可以完成OKR吗?谁能帮助我们?

• 我们准备好新一轮的发力了吗?其他部门知道马上要做什么吗?

• 我们已经筋疲力尽了吗?我们的系统是否存在什么隐患?

• 如果OKR设定的信心指数是5/10,那目前完成的概率是更高了还是更低了,原因是什么。

四要开好周五的庆功会。疫情中,远程办公效率要高?OKR工作法如何激发工作内驱力?

我刚刚也提到了员工激励机制,小孩子在完成了作业任务之后,你给他一颗棒棒糖,他很高兴。

那么,员工在圆满的完成了某项工作任务或者说团队化完成了某项工作任务时,企业管理者应提供相应的奖励机制以激发每一位员工内在的工作内驱力,用于挡高下一次完成工作任务的效率和积极性,激发员工内在的创造力。

总结

今天我们主要为大家讲了:在线下办公中,我们应该如何的提高工作效率,我分别从以下几个方面进行了不同程度的阐述:

远程办公,需要明确自己处在公司系统中的哪一环远程办公中,传递有效工作信号才最重要远程办公,团队化运营目标要合理员工和管理者要学会共同进化,转变管理方式用OKR工作法激励自我工作目标

本文是在下国华原创作品,欢迎大家欣赏,也欢迎大家有更多的职场意见,在评论区讨论,谢谢大家。

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