远程办公第一天,我被@了108次:四个微信礼仪职场人必学

最近几天大家都开始了在家办公模式,每天睡到八点起床工作,也不用上下班通勤,倒也有滋有味。

但是朋友小李却和我抱怨,在家办公真的是太难了。

小李是个部门主管,每天早上定好了九点微信开会,不是这个没到就是那个没到。不仅如此,他还会在已经上床休息的时候收到员工发来的工作报告,有个同事连发5条60秒语音,搞得他在休息时间还要处理问题,真的是令人头大。

在家办公虽然方便,但是由于缺少面对面的交流,导致在沟通方面出现了不少问题,工作效率大打折扣。

那么在家办公,如何使用微信有效地进行沟通,提高工作效率呢?

远程办公第一天,我被@了108次:四个微信礼仪职场人必学

一、四个微信礼仪,让信息接受者更加舒心

1.注意沟通时间

在家办公独自一人,但是也免不了要和同事进行工作上的沟通。

这个时候我们就要注意沟通时间了。

①避开休息时间

在家办公很弊端的一点是有些人很难把工作时间和休息时间区分开,有些时候吃着饭看着剧还在处理工作。

但是和同事沟通的时候要尽量避免在休息的时间比如午休和夜晚下班的时间去和同时沟通工作问题,在休息时间打扰别人,是令人反感的行为。因此,除非特殊情况,否则微信沟通尽量选在白天工作时间。

远程办公第一天,我被@了108次:四个微信礼仪职场人必学

②提前确定沟通时间

在家不像在公司,可以随时随地看到同事在干什么,所以,在和同时沟通之前发个消息询问一下同时是否有空,或者提前把沟通时间确定下来,方便自己安排工作。

2.文字要简练,把重要信息标注出

手机端发送大段信息,会造成刷屏,影响阅读体验。因此,发微信时,可以先提炼有效信息,再将编辑好的文字,发给对方。

提炼信息时,可以遵循以下几个原则:

1)避免冗余。发微信时,重复的称谓、表情、语气词,可以删掉;

2)方便识别。时间用24小时制,避免使用上午、下午;

3)在信息准确、无遗漏的前提下,字数越少越好。单条信息,3到4行即可,实在不行,可以分行。

比如,我在汇报一天的工作完成情况时,在每一项已经完成的工作后用一个“✓”标记,这样既美观又简洁。

3.少发语音

使用微信工作最忌讳的一点就是经常发语音。

首先,语音没有文字直观。文字信息一目了然,方便识别,而且便于搜索。其次,收听语音受环境影响。如果对方正在开会、或者正在专心工作,发送语音将难以得到回复,耽误工作效率。

实在有重要、复杂的事情,文字沟通不方便,那就直接打语音电话或者手机电话,尽量避免语音条沟通。

4.多善用@功能

很多工作群里人都比较多,有时候有个消息发出来,也不说是对谁发的,那就不会有人主动出来“认领”,要是一些紧急的任务,就会因此而耽误。

所以,在群内沟通的时候发的信息一定要有指向性,针对谁就可以@谁,如果是通知所有人就可以@全体人员。

这样做可以避免出现消息无人应答的状况,可以将工作任务明确到个人。并且,也弥补了在家办公时工作不能及时传达的缺点。

但是切记的是不要疯狂轰炸对方,把需要对接的事情一次性讲清楚,而不是一天@108遍,同事会烦。

二、微信小技巧,让自己的工作更加省心

1.聊天置顶防止错过重要信息

小李跟我抱怨最多的一点就是员工永远不及时回复信息,我给他提出建议说:“让员工把工作群聊置顶并且关闭消息免打扰,这样他们就不会看不到信息了。”

他这样要求了之后,员工回复信息的效率明显高了许多。

在公司的时候发布了消息还能口头通知大家,但是在家办公能不能看到消息通知真的就看每个人的自觉了。

把工作群聊置顶,就能很方便地打开微信之后就看到消息通知,避免错过重要信息。

2.及时保存重要信息

重要信息分为两类,一是别人的基本信息,二是工作文件。

添加好友时,第一时间应该备注个人信息,包括对方的姓名、企业、职位、联系电话、合同收件地址等,避免日后反复询问,增加沟通成本;

微信上收到的工作文件,应当及时下载,并且备份在电脑或者云盘内,以防丢失。

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三、写在最后

居家办公,最难的往往不是工作,而是与同事的沟通。

注意沟通时间,精简文字,少发语音,善用@,让信息接受者更加舒心。

置顶重要信息,保存重要内容,让自己的工作更加省心。

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