在家办公的这些优点与缺点,这是我们的经验之谈

远程工作一时爽,一直远程工作……就不一定了。

少数派一直有将近半数的同事分布在四、五个城市,远程工作的好处大家很容易想到:不需要挤早晚高峰的公交地铁,不担心可能会遇到的恶劣天气,可以自由支配的时间也更多。

但远程工作也会遇到不少问题,对个人而言,远程工作可能会把你「困」在家里,生活和工作混在一起;而对团队而言,大家不能互相见面的情况下如何保证沟通效率,有效制定工作计划,都有别于传统的工作方式。

本期的「一派」我们邀请了 8 位远程工作的同事,和大家分享一些他们在远程工作中遇到的问题,以及自己的远程工作经验——怎么调整才能做到「一直爽」。

Clyde:别让远程办公变成「肥宅办公」工作地点:重庆远程工作时间:16 个月

2018 年底入职至今,我已经远程工作一年多时间了。相比此前每天花将近 3 个小时往返于公司和住址之间的生活,远程办公于我而言最大的好处,应该就是不用在似乎永远没有座位的地铁上站两个小时,也不用像末日电影里的丧尸群那样,争先恐后把自己疲惫不堪的身体塞进公交车狭窄的车门。远程办公可以减少年轻人「死」在通勤路上的概率,直接掐断好几条可能会导致情绪全面崩盘的导火索。

但这并不意味着远程办公很简单,具体来说,在一年多的远程工作过程中我先后遇到了这些问题。

如何保证效率?

在办公室坐班和学生时代在自习室学习异曲同工,我们知道自己该干什么,不管是认真工作还是摸鱼,环境都会向我们施加一种无形的压力。而一旦进入远程办公状态,这种外界的约束力几乎就降低到了零点——如果老板没有要求你打开摄像头全天监督你的工作状态,理论上没人知道你在家里做什么。

解决这个问题的办法不难:坚持结果导向,学会任务管理。

结果导向其实是一开始与领导、同事「约法三章」定下来的,理论上来说,只要能够完成每天的工作任务和工作目标,在家的其它时间是可以自己自由支配的。但真正进入远程办公状态后我发现「完成工作任务和工作目标」这句话比想象中的要难,挡在前面的有糟糕的记性、拖延症、刚刚发售的《生化危机2:重制版》、嗷嗷待撸的猫、需要出门买的菜、繁琐细碎的家务……真的太难了。

尽管早年非常反感「效率」「GTD」「时间管理」这一套说辞,如今我还是老老实实地选定了「微软待办」并将其固化成为了我远程办公的重要一环。这是我白天大部分工作时间内的桌面状态:

在家办公的这些优点与缺点,这是我们的经验之谈

如何调整心态?

这是远程办公半年后我遇到的第二个问题。

女朋友白天出门工作,2019 年上半年我大部分时间都是一个人在家,加上自己比较宅周末也不怎么出门,虽然自己觉得没什么,但女朋友还是担心我会越来越孤僻。毕竟需要去公司的日子还可以和同事面对面说说话。

所以 2019 年 6 月的时候家里迎来了一位新成员,他现在已经长成这个样子了:

在家办公的这些优点与缺点,这是我们的经验之谈

有时间养猫、照顾猫其实也算是远程工作的另一个好处,虽然养猫并没有给我多出门的机会,焦虑、抑郁或者单纯的工作不顺心时撸撸猫的确能让人心情舒畅;不过话说回来,如果可以的话还是建议周末多出门和本地的朋友聚一聚,定期聊聊工作、分享生活总是好的。

如何保证健康?

这是我最近几个月才意识到的问题。虽然自己做饭能够基本保证自己吃得不算太随便,长期在家办公,缺少健康的生活习惯和运动习惯,偶尔一次出门爬个楼梯都能明显地感受到心肺的「抗议」。

因此从去年 11 月开始我有意识地调整了每天的生活习惯,将「出门走走」这件小事严肃地纳入了自己的生活当中。这里用到的方法是事件锚定:强迫自己必须起床坐在电脑前完成派早报的撰写,完成这件任务后时间一般是 8 点 45 分左右,此时整个人已经从刚刚起床的疲惫状态中唤醒,然后赶紧洗漱出门——买菜也好、吃早点也好,沿着小区公园的湖边走一走,保证 9 点 30 分左右能够回家准备开会就好。

有了这样的事件锚定,很多远程工作过程中可能会遇到的问题也就不是问题了,因为需要出门走这么一趟,回家进入工作状态时整个人也不可能还是穿着睡衣、没有洗漱的状态。但诚实地说这个习惯并不能每天坚持,派早报栏目需要花的时间比较多、前一天熬夜、外面下雨……「出门走走」的安排就会顺延至中午、傍晚,甚至完全不执行。

所以最近我也在考虑把之前头脑发热买的瑜伽垫拿出来用起来,这个计划还需要研究研究。

不过说到底,远程办公很容易变成「肥宅办公」,如果工作之余将娱乐也完全交给电脑和网络,长久以往坐在家里积累的健康隐患不可小视。因此不管用什么方法,都一定要找个「切口」将自己从电脑面前拉出来。

最后,关于如何找到远程工作的最佳状态这件事我也还在探索,目前正在尝试的两件事是上班期间关掉微信通知(我司在通过飞书协作)以及考虑购买一块可以并排放下更多窗口的「带鱼屏」。

路中南:给自己一个暗示,迅速切换到工作状态工作地点:深圳远程工作时间:偶尔

我的远程办公时间并不长,除了去年七八月份和最近,也仅有偶尔病假在家办公。经验比较少,但是也想分享给大家。

一个声明:我要开始工作了

对于我这样的慢热型人类来说,我觉得最为重要的是给自己一个自我暗示,暗示自己即将跳出「居家」状态,迅速切换到「工作」状态。这个状态的声明非常重要,否则需要花费不少时间才能将自己投入工作,散散漫漫动作不够迅速。

声明这个词听起来好像比较中二,有点像海绵宝宝的「我准备好了我准备好了」,但实际上我们能做的还有很多:

整理干净工作用的桌面。把书籍、游戏机、单词卡片、零食甚至是手机等工作时候用不到的物件移除到工作视野范围外;像现在的天气,起床了换掉睡衣再开始工作,不用西服革履,可以换成比较自在一点的出门服装。电脑也要进入到工作状态,关掉 Tweetbot、Telegram、iMessage 等社交应用,必要的话可以上勿扰模式。需要专注的时候,我会戴上耳机,避免家人说话而分心。听的内容我会首选 Apple Music 的 古典音乐歌单,还有 Noizio 这款能够自定义组合的白噪音 app,我自己搭配一个「野外躲避雷雨生火取暖」的场景,让我感到安心,如果你也喜欢雨声,也可以试试 Rainy Mood 这个网站。在家办公的这些优点与缺点,这是我们的经验之谈

提高工作效率的「利器」

除了声明工作状态,远程工作还要相对完善的设备和软件支持。硬件上我觉得除了电脑以外,最最重要的就是一台显示器。之前病假在家工作的时候没有显示器,13 寸的笔记本显示屏可真的太束手束脚了。一台显示器对于工作效率的提升可不是什么「随航」能够比拟的。

除了显示器,还应该考虑到会议通话时候用的耳机,收音是一方面,但是我觉得更重要的一方面是耳机能否阻绝外界噪声,让我能够听清诸位同事的磁性嗓音,而普通的入耳式耳机戴着说话其实比较难受,权衡了一下我还是选择了用 AirPods Pro。

软件方面,相比七八月份时候的 Slack,少数派现在已经切换到了「飞书」。我觉得选择一个整合性的写作平台对于效率的提升是肯定的,而且更重要的是原先电话会议卡顿、电音的问题换到了飞书后真的好了许多……想想好不容易抛出自己的观点后同事说你刚刚电音得像唱歌别提有多郁闷了。

远程工作的时候我觉得有一点比较重要的是做好工作日志,记录好自己当天做了什么工作,是如何完成的,耗费的时间大概是多少之类。这个倒是可以和自己的 GTD 结合起来,我也是因此从微软待办切换到了 Things 3,就是因为看中了它的 Logbook 功能。

不让自己忘记什么工作任务的方法也有很多,不一定非要 GTD 应用,但最起码也要用纸笔记录规划一下吧,小学生都会记录自己的家庭作业呢。

运动不能少

远程的时候不比上班,在深圳坐班的时候我都会坚持步行上下班,加上办公室距离洗手间的曲折距离,一天下来就算不额外运动,运动量也不会太惨。但是在家怎么办,从起床到办公就一米不到啊?

所以一定量的刻意运动是必须的,现下的疫情时期,我更建议远程工作的大家可以在家做一些自重训练或者 HIIT 之类的运动让自己运动一下,拉拉伸也比僵化着好。

我之前在 Nintendo Switch 上购买过 Fitness Boxing 打一套下来半个多钟头也会一身汗。如果你有购买手环或者手表,请一定开启站立提醒功能,提醒的时候就乖乖听话起来站站走走,远离久坐。喝水这件事也同理。

Vanilla:通过有仪式感的动作让自己进入工作状态工作地点:绍兴远程工作时间:4 个月

不像在公司里坐班,远程工作在办公场地的选择上有更大的余地,但我们也要更谨慎地对待这个问题。

办公环境的选择

如果选择在家办公,在条件允许的情况下,尽量避开卧室、厨房、餐厅、客厅等起居的空间。

一方面,在起居的空间工作容易受到噪音和同居人员的干扰;另一方面,卧室里的床、厨房里的食物、客厅里的娱乐设备等都具有一定的诱惑性,很容易让你在工作时间内分心。

所以,我建议大家选择一间单独的书房或者工作室。我刚开始进入远程工作的状态时,选择了一间朝南的卧室,直接在卧室里的书桌上工作,优势是采光和通风好,但是整个房间里的环境很难让人进入专注的状态,特别是在午后看到卧室里的那张床就很容易犯困。

后来,我花了一晚上时间整理家中已经被沦为储藏室的书房。这间书房虽然采光和通风无法与朝南的房间相比,但是我通过布置屏幕挂灯、空气净化器、除菌加湿器等设备在一定程度上弥补了这个缺点。而书房里原有的书桌、书架、书籍等摆设也可以让我感受到严肃认真的氛围,更好地进入工作的状态。

具有仪式感的动作

除了选择合适的工作环境,我还会通过一些具有仪式感的动作来让自己更好地进入工作状态。

每天早上吃完早饭后,我会先花一点时间来了解昨晚的新闻并且撰写「派早报」,相当于工作前的预热。等待同事将昨晚后台上新增的文章发到飞书上后,我会去厨房给自己做一壶手冲咖啡,然后回到书房阅读和评估后台的新文章,一天的工作就算正式开始了。

下午的工作开始前,我会下楼去水果店买一份水果并让店员帮我切好,回家吃完后用 Sonos 开始播放背景音乐,正式开始下午的工作。除了我提到的这些动作,大家当然可以选择以其他的方式来开始自己的工作,但是尽量不要选择玩游戏、看视频、刷微博等方式,不然很容易摸鱼上瘾。

远程工作最重要的一点是自律。虽然我相信大家都能在规定的时间内完成手头的工作,但是完成的效果真的是因人而异。没有了领导在办公室里无形的督促,一个人在家远程工作真的全凭自觉,而专注和投入程度直接决定了工作的效果。

我自己是用 Fantastical 和 Things 3 来做工作上的任务管理,Fantastical 负责日程安排,Things 3 负责待办事项。目前编辑部的协作都是在飞书上展开,包括日历,用来安排派早报、和派聊聊、早会、选题会等事项,于是我将飞书中的编辑部日历以 CalDAV 的方式订阅到 Fantastical,再加上自己订阅的其它科技大事件日历,让我能够及时掌握工作和内容上的动态。

我用 Things 3 来管理自己的日常事务和选题管理,其中日常事务包括了专栏审核、App 推送、财务报销等,并创建了重复任务,到点提醒,非常方便;而选题管理包含了准备、写作、编辑、待发布等多个状态,用来管理分配到我个人的选题,确保自己可以及时地跟进选题进度。

远程工作自然是一件有利有弊的事情,和本地工作之间不存在绝对的孰优孰劣,我们需要根据自己的实际情况来判断哪种方式更适合自己。但是,不管以哪种方式来开展工作,对待工作的态度永远是摆在第一位的。

Oscar:在互相看不到的情况下,如何保持沟通的质量工作地点:深圳远程工作时间:无,但同事都不在深圳,所以「被迫」远程

少数派编辑部大部分同事目前都是远程办公,如何协调好深圳公司内的本地同事和远程办公的同事对我们来说一直是一个挑战。

其实,远程工作里的「远程」对于在本地和远程的同事是相互的。想要提升远程办公的效率,从工具选择到协作技巧,每一个环节都会产生影响。

选择稳定的协作工具

在选择协作工具上,从我们的经验来说,最重要的是稳定性和拓展性。不管是国内和国外的工具,在任何网络环境下都能稳定连接,保证沟通才是最重要的。小部门内可以灵活选择成员喜欢的工具,但是整个公司的协作要基于一个足够稳定的平台。

其次,协作工具需要良好的拓展性。一个公司开展的业务会不断发展,对接的客户类型也会不断增加。少数派一开始以内容创作为主,但随着公司的发展,付费内容、视频、电商等业务对于协作工具也有了新的要求。

很多时候我们都想找到「一步到位」的协作工具,但事实上这是不合实际的空想。没有一个工具能够满足团队所有的要求,很多功能也没有必要都加入到协作工具中。与其要求一个大而全的选择,不如考虑一个能够满足团队核心需求,同时可以在之后接入更多功能的协作工具。

制定有效的协作流程

有了一个合适的工具,只是迈出了远程办公的第一步,实际的协作技巧才是真正保证协作效率的关键。下面是我们团队正在尝试的一些协作方法:

任何沟通都应该留下记录。很多人认为沟通等于发信息、打电话、开视频会,这是一个错误的理解。这些只是沟通的手段,真正的沟通应该重视结果,即通过沟通达成了哪些共识,确定了哪些实际工作。

要呈现沟通的结果,最好的方法就是留下记录。记录可以是会议纪要文档,可以是看板任务分配,也可以是一段发在工作群里的话,不管用什么方式,要求就是当需要查看时可以溯源。

多人沟通要确定流程和角色。工作避免不了开会,但远程时由于大家身在不同的城市,工作进度也各有不同。在需要进行多人同步沟通时,要提前确定流程。

具体来说,会议组织者会前要在日历里建立事件,邀请会议对象,并确定开会议程。会议的目的是讨论和解决问题,除了专门的头脑风暴会议,大部分情况下都要按照议程开会。想要提升会议效率,一个有效的办法是确定好会议角色,要有专门的主持和会议记录者,这样才能保证流程可控,记录可查。

建立一个 5 分钟回应机制。远程工作最大的痛点就是等待回复,原本在本地只要一句话的事到了线上就变成了漫长的等待。要解决这个问题,可以尝试在团队内建立一个 5 分钟回应机制,即在工作时间内,当别人 @ 你时,5 分钟内要有所回应。不一定需要立刻答复,如果正在忙别的工作,可以告知对方稍后详细回复。有时候一个表示 OK 的表情也是在给对方传递有效的信息。

尝试写工作日志。一些公司要求员工写日报、周报、月报,虽然这样容易落入形式主义的陷阱,但对于远程工作的人来说,这种工作日志从某种程度来说是必须要做的。

自己在每天工作结束前用几分钟简单记录自己当日的工作情况,以及在工作中发现需要沟通解决的问题,这些都有助于提升协作的效率。有问题时快速沟通解决,平时专注于自己负责的工作,减少因为远程而带来的信息滞后和等待,这才是有效率的体现。

挨石:让工作内容适应远程协作工作地点:广州远程工作时间:14 个月

我的远程办公始于 2019 年元旦过后,至今已经有一年多了。远程的好处不需要讲太多——是的,大家想象中的舒服、自在、不用再担心天气不再需要挤公交地铁等等,都是真的,很爽。但远程办公毕竟不是远程放假,能否「办公」才是「远程」能否得以持续的重点。

而当「远程」使得工作环境和家庭环境发生了大幅度重合,我的「办公」的确也遇到了一些挑战。

打造属于自己的工作习惯

常规的上班,你再怎么赖床拖沓,总会有一个从梳洗打扮到进入办公室的区别,就像是一个「开关」将你从生活状态切换到工作模式,但在家远程就完全没有这个过程。

你可能刚睁眼就想起昨晚还有工作没做完,牙都不刷就打开电脑继续工作;有可能某一天午休的时候闹钟没调好,一觉睡到下午四点而完全没有同事叫醒你;也有可能专注工作的时候发现时间已经来到了下午一点而自己忘了点外卖,最后只能说哎算了等晚餐吃顿好的吧……

回顾远程初期,的确略显混乱,既像 24 小时都在工作,又觉得一天过去了什么也没做,期间试过时间记录一类的工具也没什么效果——毕竟自己都没管理好自己,有什么好记录的呢,记录发呆两小时吗?

经过各种尝试、挣扎之后,我的解决方式是重新找回工作的仪式感,也就是上文提到的「开关」。所谓的「开关」因人而异,有人可能会完整梳洗着装之后留在书房工作,有人可能每天准时到附近的咖啡厅「上下班」,有人可能会找个 App 开始计时……而我的则是将书桌整理成工作专属的空间。

在家办公的这些优点与缺点,这是我们的经验之谈

不再像开始那样觉得远程工作很潇洒,抱着笔记本一下坐在沙发上撸猫,一下觉得天气很好跑去星巴克……其实我这个「空间」的物理条件也没有说很好,甚至有点小,但有了它之后,我再也没有动过要去别的地方办公的想法,无论是工作时间还是空间都被区分得很清楚——坐下就是工作,离开就是休息。剩下的就是参考常规工作划分好各种作息时间就好。

让工作内容适应远程协作

能否顺利远程工作,不仅仅是你和老板说了算,还得看工作内容。我的工作内容是视频制作,在一般的理解中视频都需要一个团队围在一块完成,怎么可能远程?

少数派视频组目前只有两个人:我和新同事 Welber。一方面我们暂时不需要制作那种「短片型」的视频,另一方面我们都能独立完成自己擅长的视频类型——我负责教程、动画类视频,远在南京的 Welber 则负责 vlog、出镜评测等视频。碰上发布会、活动拍摄等需求,我们就会一起去到现场互相配合。

视频构思、文稿、视频修改等协作沟通也并不是难题,因为网速和协作工具的发展已经可以很好地解决这些问题,比如飞书有一整套协作、视频会议的方案,奶牛快传可以满速上传下载等等。虽然我的工作内容和同事氛围与你并不相同,但 2020 年了,很多问题我们打破传统的思维,细心思考之后,解决办法还是有的。

在家办公的这些优点与缺点,这是我们的经验之谈

一点小补充

看到这里你会发现我上面讲的都是个人经验的分享,并不涉及太多工具或者小技巧的介绍。因为我觉得远程工作对于很多已经习惯了传统工作方式的小伙伴而言,更重要的首先是建立起自己管理好自己的心态和状态,才谈得上如何使用工具。什么样的工具最适合自己,要不要跑步健身,应该是经过自己去思考的,不然就像大家说的,记账软件换了一个又一个,却一分钱都存不下来。

waychane:远程工作最关键的是「信任」和「自由」工作地点:杭州远程工作时间:3 年

受疫情影响,最近不少团队开始尝试远程工作,也有不少有相关经验的团队写文章介绍了在用的远程协作工具。在我看来,「远程工作」不是有了沟通、看板、文档等工具就能成的一件事。

我从大学实习开始就在远程工作,中间上过几个月班,到现在已经有 3 年多时间了;可能与一些人的观点不同,我认为远程工作能让我更快地进入工作状态。

几个月的上班经历,让我感受到了在北京的「早高峰」期间挤地铁是多么麻烦和令人不适的一件事;出门之前,也要利用不多的时间完成洗漱和一些日常整理工作。

所以,远程工作对我的意义不在于能够节省多少通勤时间、也不在于能够更加自由,而是能够以自己的节奏开始一天的工作,快速进入工作状态。

对于个人,有人可能喜欢在家工作、有人可能喜欢去咖啡馆、办公空间等,对于环境的需求不一样,保持效率的方法也不同;我认为远程工作者既然有条件,可以多尝试不同的环境、(个人) 工具和方法,找到更适合自己的工作流程。

对于团队而言,我认为远程工作最关键的是「信任」和「自由」。

许多远程团队都在强调及时响应原则,我认为在保持及时响应的前提下,应该对协作者保持足够的信任,不过分打扰对方。

有效沟通应该是建立在「少而精」的基础上;如果你不信任协作者,经常询问或者要求对方告知工作情况和进度,不仅会影响双方的工作效率,团队无法建立基础的信任机制是非常严重的一件事。

「自由」指的是团队部门和成员之间应该获得一定处理工作的自由度,如果每项工作都需要经过层层汇报和审批,整个团队都会处于低效的状态。

一只索狗:远程的挑战是自我管理工作地点:北京远程工作时间:一年多

从入职少数派开始,我就始终处于远程的状态,到现在大概已经有了一年多的时间,在这期间也确实经历了一系列的自我调整的过程。

在我看来,远程的真正挑战是自我时间管理,在「不用通勤」看起来诱惑的背后,实际上是十分考验个人自制力的,坐车去一个地点上班本身就是一种强制的生活规律,在这个规律完全消失之后,很容易形成「醒来下床就工作」这种稍微有点不健康的生活方式,虽然可能不会影响工作,但却是相当疲惫的,远程确实自由,但也只有保证了生活规律的前提下才能更好的工作。因此我的建议是调整状态可以从小目标开始,比如每天提前起床半小时自己做一顿早餐,坚持一个月,让生活习惯来推动你每日的时间安排。

远程之后,我真正感觉最大的好处就是家务活终于可以及时处理了……在办公室里久坐之后,我们往往会通过拉伸或者到处走动一下来缓解工作的疲劳,而在家中,看着还没洗的衣服、家具的灰尘和凌乱的床铺,暂时远离工作的同时也能让自己活动活动,家务才是休息时间的好伙伴。

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