“在家办公”全面开启,你真的准备好了嘛?

2020注定是不平凡的一年。这个冬天,新冠肺炎疫情肆虐,为了降低病毒交叉感染风险,各地区纷纷出台延长假期的通知,同时鼓励大家“非接触式”办公。

为了响应国家号召,降低感染风险,展现对员工的人文关怀,同时最大限度降低疫情对经济的影响,很多公司选择让员工“在家办公”。在家办公虽然无法完全取代现场办公,但是通过不断优化工作方式,选择合适的办公工具,完全可以满足许多公司非接触式高效率完成工作的需要。

今天是在家办公的第一天,不知道你们公司效率如何?准备是否充足呢?小快想和大家分享一下我们的《在家办公指南》,希望此文能帮助大家在家办公效率大大提升,事半功倍。

“在家办公”全面开启,你真的准备好了嘛?

一、公司如何提高管理和沟通效率

1、 每日开工仪式感

员工在家里办公,很容易被家人或者周围坏境影响,导致工作效率低下。所以,我们应该尽量避免员工把私事公事混在一起,导致工作也没工作好,休息也没休息过,形成恶性循环。

可以用一些有仪式感的小动作来确认上班时间,比如用一些软件远程打卡、每日开一个早会安排当天的工作内容等等。

2、 加强沟通协作

现场办公时,有任何问题可以面对面随时沟通解决;远程办公则做不到这一点。那么,远程办公状态下怎么样加强沟通协作呢?这里建议大家实行两个制度:早会制度,晚报告制度。每天早上九点,团队一起开个语音会议,沟通一下今天要做的事;到了晚上,每个人把自己的工作报告发出来,与大家讲一下工作到什么程度了。同时,每个人在工作中遇到问题要与团队及时沟通,及时解决。

3、 把目标拆解为任务

很多事情,工作周期可能是一周、一个月,甚至更长时间。为了避免远程办公时失去目标,公司要懂得把原本要在一天或者一段时间里要完成的目标,拆解为每一天要完成的任务,也就是把objective拆解为task。目标要达成,首先要把每天的task,也就是任务要执行到位。

4、 准备好线上协作工具

工欲善其事,必先利其器——远程办公必须要准备好一系列的协作工具。比如,在沟通类可以选择微信、企业微信和钉钉等。同时,小快再给大家介绍一些其他功能的工具。

在线会议类:Zoom、亿联云视讯较为专业,钉钉、飞书、华为云、腾讯会议等推出了免费视频会议服务。

代码协同类:Github,实现从代码到需求的整合

提交日报类:Worktile Teams,提供多种简报支持

文档协作类:石墨文档、腾讯文档、WPS都有着不错体验

任务管理类:Tower,工作任务、项目进度管理工具;TAPD,方便的项目管理和需求迭代。

“在家办公”全面开启,你真的准备好了嘛?

二、个人如何提高工作效率

1、准时起床,穿戴整齐。

不要觉得穿着睡衣很舒服,这种状态会使人容易分神。一定要当作正常上班一样,准时起床,换上正式的衣服,这是一种仪式感。这种仪式感会把你拉入一个工作的状态,很大程度上可以提高你的工作效率。

2、一定不能在休息区办公。

休息区和办公区要进行物理切割,不能在休息区办公,也不要在办公区休息,以提升自己的工作专注度。如果家里有书房,就把书房当作办公室,早上起床穿戴整齐,走进书房开始办公,这个过程很重要。

3、清晰地区分好工作和休息时间。

在家办公,对公司而言,考验的是把目标拆解为任务的能力。对员工而言,考验的是区分工作和休息的自驱能力。工作时保持专注,休息时彻底放松。 只有清晰地区分好工作时间和休息时间,远程工作,才会既有效率,又能劳逸结合。如果公司里每个人都能做好这件事情,其实对公司的管理水平和个人的自我管理水平都是一个很大的提升。

最后我衷心祝愿大家能够化危机为转机,借这次事件提升公司的远程管理战斗力。以此为契机,为你们公司下一步组织和业务的扩展,做好铺垫!

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来源:部分内容选自逻辑思维、君健说职场等。

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