远程办公不只是电话会议,这三个工作要点你一定要掌握

远程办公不只是电话会议,这三个工作要点你一定要掌握

在疫情时期,远程办公是一种不得已的选择,它对企业和个人来说都是一个挑战。

今天是农历正月初十,也是不少企业开工的日子,不一样的是由于疫情影响,很多人无法到办公室开展工作,而是必须在线上远程办公。无论是对于团队还是个人,这场突如其来的病毒都是一次巨大的挑战,能否从容应对,甚至关乎企业的生存。

必须要承认的是,疫情时期的远程办公与往常的线上沟通有着诸多不同,我们可能要面对「全员」的远程协作,持续时间无法估计,很多团队对此也没有丝毫准备。今天极客之选就从团队协作、个人管理的角度出发,向大家介绍一些远程办公中需要注意的要点。

1、在线协作:项目管理不只是领导的事

对于一个远程办公团队来说,首先要解决的问题就是成员之间的协作。我们之前已经给大家介绍过一些在线笔记工具,像石墨文档、印象笔记等,它们都在疫情期间开放了相关的远程协作功能,能完成保存、同步、协作等基本需求。

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远程办公对于整个团队的考验,更多体现在项目的整体统筹上。过去我们认为只有团队领导才会去关心整体项目,但实际上在全员远程办公的情况下,项目的进程细节需要每个成员都去了解。这样做的目的有两层:第一是提升团队的整体效率,每个人都有明确的目标和任务,减少因缺乏沟通而带来的重复劳动。

第二是体现成员的个人价值,从整体的项目情况可以看到其他人贡献了什么,谁超额完成、谁影响了整体进度,这种信息同步既是远程办公条件下进行奖惩制度的依据,又能对每个成员起到督促、激励的作用。

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图片来源:视觉中国

对于项目统筹的需求,我们之前推荐过的全能型笔记应用 Notion 更为合适。你能够在项目中添加各种属性,比如标签、日期、归属人等,并且将这些属性以直观的可视化图表进行呈现,你还可以按状态、按标签、按日期改变内容的展示方式。这种全面而直观的笔记展现形式,更适合团队用来管理项目进程。

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2、文件同步:尽可能选择简单的工具

对于很多团队来说,光是同步文档可能还不够,比如极客之选输出的内容就包括了图文、视频、直播等多种形式。以当前的办公条件来说,难点主要集中在视频内容上,具体包括视频拍摄和素材同步。

在往常的工作中,视频素材的传输主要借助 U 盘、硬盘、AirDrop 等方式,速度更快,但需要「线下」进行。在远程办公时期,你可以使用一些网盘工具进行文件同步,比如百度网盘,它可以完成基本的文件上传、下载、分享,不过对于团队来说可能存在速度慢、账号切换麻烦等问题。

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远程办公场景下有一个更合适的工具「坚果云」,它使用非常简单,没有复杂的上传/下载规则、文件系统,只要拖动到指定文件夹就能完成同步。坚果云支持和其他成员共享文件,云端的文件夹会同步到团队每个人电脑上,你可以上传自己的文件,或者查看别人上传的文件。从使用上来说,坚果云更适合团队协作的场景。

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3、日程管理:事无巨细,还要劳逸结合

上面介绍的几个工具都是涉及到协作,其实对于远程办公这种形式来说,每个人更多时候是在独立场景下进行工作,这种看似「自由」的环境对每个人的要求要更高。没有了监督、没有了束缚,想吃就吃、想睡就睡,如果不去管理自己的话,这样的习惯会极大地影响工作效率。

我们要做的首先是合理规划自己的日程,这里推荐使用「滴答清单」。它功能比较全面,支持添加标签、设置优先级、清单分类。添加任务的步骤也十分简单,最方便的是语音输入,只要说一句话,智能语音就能识别出其中的日期、清单内容,快速添加。它支持全平台,不管是电脑、手机,还是网页,都可以随时查看自己的日程,不用担心错过。

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在家里远程办公,还要注意自己的工作节奏,光努力不休息也是不行的。这里我们推荐「潮汐」这个应用,它支持白噪音和番茄钟功能,在工作的时候打开,可以起到集中精神的作用。利用番茄钟合理安排时间,劳逸结合会更有助于提高工作效率。

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充实自己,迎接挑战

在疫情时期,远程办公是一种不得已的选择,它对企业和个人来说都是一个挑战。那些已经熟悉了远程办公模式的团队能够最先适应,而考虑到未来多样化的职业场景需求,远程办公会成为每个团队必须要掌握的技能。

无论何时,工具都只是辅助,在远程办公的场景下,更多的是需要大家更新自己的工作理念、调整工作习惯。希望我们今天介绍的这几个方法和工具,能够给你的团队带来一些帮助。

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头图来源:视觉中国


本文作者:刘丢丢,极客之选 GeekChoice

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